La gestión documental se ha convertido en un factor crucial para las organizaciones enfocadas en brindar atención ágil a sus clientes internos y externos. Por 18 años, CentralFile ha sido un aliado estratégico en soluciones documentales diseñadas a cada giro de negocio. Las asociaciones autónomas, como las cooperativas, se han caracterizado por un especial compromiso a sus socios, por lo tanto, nuestra política del manejo de datos personales es reforzada por estrictos niveles de confidencialidad. 

La indexación de la información inicia con una estructura personalizada a la gestión departamental de las Cooperativas, se define cuál es la categorización de los archivos, su tipología y origen; en conjunto con los usuarios se establecen los índices de búsqueda por tipo de documento, nuestra asesoría es la estandarización de las referencias y nos diferenciamos por el detalle minucioso de los contenidos para que los tiempos de respuesta sean inmediatos.

Las cooperativas generan documentación tributaria y financiera relacionada a las transacciones de sus socios que están sujetas a constantes auditorias de los organismos de control. Los acuerdos de niveles de servicio de CentralFile priorizan la preservación física y la calidad digital de los archivos.

“En Marzo del 2020, la transformación digital se aceleró de manera obligatoria con la llegada de la pandemia; sin embargo, CentralFile activó protocolos de emergencia, garantizando que las cooperativas pudieran mantener su flujo normal de operación y servicio a socios” comenta Viviana Chang, Gerente General. 

El acompañamiento de la tecnología es vital para la gestión de información, por lo cual, nuestras plataformas están diseñadas para brindar la trazabilidad de cualquier registro en tiempo real. Los usuarios pueden acceder a su información en cualquier momento y desde cualquier lugar. Mediante un dispositivo móvil los usuarios pueden capturar recibos, vales de caja, estados de cuentas, facturas, entre otros, los que luego se trasmiten para su validación y almacenamiento, de la misma forma, nuestro servicio de Mailroom es una mesa de entrada para los comprobantes electrónicos que deben ser validados con el SRI para su respectiva contabilización y liquidación de impuestos.

Nuestro propósito es que la gestión documental se adapte a cada proceso operativo de las empresas y que la implementación sea integral.

Cada organización mantiene una identidad que se refleja en la información que generan y procesan, por lo que implementar una mejor forma de gestión documental que incorpore tecnología, infraestructura y capital humano especializado, es vital para lograr un crecimiento exponencial.